Compras

Las compras son un factor fundamental dentro de toda organización

MTCGestion permite la gestión de este proceso desde compras simples donde se especifica solo el proveedor y los productos a comprar hasta procesos mas complejos donde la compra es el último eslabón de una serie de pasos o procesos que permiten gestionar y administrar las mejores opciones para tal fin.

Específicamente se puede, realizar pedidos de cotización a proveedores en los cuales se especifican los productos y tiempos requeridos para su entrega final. Dichos pedidos son enviados (notificados) a los contactos de los proveedores, previamente cargados en el sistema.

Estos correos son configurados o parametrizados mediante plantillas (templates) que son de fácil edición por el administrador del sistema.

Una vez que los proveedores, mediante sus contactos, son notificados de dichos pedidos, los mismos pueden accesar a un portal interno de la empresa con el fin de ofertar o cotizar los mismos.

Al cierre (vencimiento) de los pedidos, el usuario del sistema (encargado de compras, gerente de almacén o la persona encargada de llevar a cabo tal tarea), puede solicitar al sistema la o las mejores opciones de todo lo solicitado o bien seleccionar manualmente las ofertas realizadas con el fin de crear las ordenes de compra correspondientes.

Cabe resaltar que el proceso de confección de ordenes de compra MTCGestion permite costear de manera temprana lo pactado con los proveedores en cuanto promociones o "productos regalados" en base a la adquisición de otros, etc de una manera fácil e intuitiva.

Puede también, realizarse el proceso de confección de ordenes de compra, con la ultima característica descrita, sin pasar por los procesos de pedidos de cotizaciones y cotizaciones.

Finalmente, se realiza el proceso de compra, sea este llevado a cabo mediante la recuperación de una orden de compra previamente creada (por el método que sea) o bien de manera directa, esto es sin orden de compra (compra directa).

En cualquier caso, las promociones o productos regalados o relacionados en base a la adquisición de otros puede crearse, modificarse (en caso de que venga de una orden de compra) o bien eliminarse.

En esta ultima etapa también, si es que se parametriza y confirma, pueden actualizarse los precios de los productos adquiridos mediante las relaciones existentes de márgenes de utilidad y precios sugeridos de venta al publico (para el caso de empresas de distribución o mayoreo) a todas las listas de precios existentes (independientes o interrelacionadas entre si) y a todas las sucursales de la empresa.

El stock de los productos es actualizado también en esta etapa y puede, una vez concluidas las operaciones, de manera automática también, realizarse un movimiento de envío de la mercancía adquirida hacia otra sucursal (sin tener que realizar esta operación de manera manual). Esto es especialmente practico en empresas donde desde un solo centro de distribución se compra mercancía que será enviada finalmente hacia otras sucursales/almacenes.

MTCGestion mantiene los valores de último costo y costo promedio así como también realiza el calculo automático de las utilidades real y marginal (con el fin de poder compararlo con las utilidades especificadas de antemano para los productos adquiridos).

El historial de los últimos costos (que comprobante, que fecha y a que proveedor entre otros datos) son almacenados a modo de auditoria por cada producto comprado y también se realiza el calculo automático proporcional para los productos que no fueron comprados directamente pero que están relacionados internamente (productos compuesto con productos compuestos y productos standard). Por ejemplo en el caso de que la unidad de compra sean cajas de una determinada cantidad de piezas, los costos y utilidades son calculados en la proporción correspondiente.

En todo momento todas las operaciones realizadas son auditadas.

Existen situaciones, ademas, donde una vez finalizada una operación de compras es necesario realizar ajustes sobre los precios/promociones de productos que en el momento de pactar la operación no existian (esto es frecuente sobre todo en empresas mayoristas o cadenas de distribución).

Ante tales circunstancias MTCGestion permite, contando con determinados privilegios de acceso, el poder realizar dichas modificaciones y así poder disparar (ajustar) los costos y precios de venta de los productos involucrados.

El kardex o historial de operaciones realizadas sobre determinado proveedor, así como también el estado de la cuenta con el mismo puede ser fácilmente consultados en todo momento.

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